Om beschikbaarheid op te vragen van personeel, is het in Bedrijfsrooster mogelijk om een beschikbaarheid inventarisatie te versturen.
In welke Situaties is een Inventarisatie waardevol?
Voordat je een inventarisatie verstuurt, is het goed om na te gaan of een inventarisatie wel echt de functionaliteit binnen Bedrijfsrooster is die voor jouw specifieke werkwijze het best werkt. Als jouw personeel bijvoorbeeld veelal met een arbeidspatroon werkt, of een standaard beschikbaarheid heeft waar weinig vanaf geweken wordt, kan een inventarisatie namelijk zijn doel voorbij schieten en vooral verwarring veroorzaken in plaats van waarde toevoegen. Veel voorkomende situaties waarin een inventarisatie waarde toe kan voegen:
- Als je een planning maakt gebaseerd op behoefte, en de open diensten grotendeels vult obv de beschikbaarheid van je medewerkers.
- Als deze beschikbaarheid bij jouw medewerkers elke periode erg verschilt (er is geen tot weinig standaard beschikbaarheid).
- Als je deze beschikbaarheid door medewerkers ingevuld wilt hebben in de Bedrijfsrooster App.
- Als je deze beschikbaarheid altijd een vaste wekelijkse periode vooruit wilt ontvangen.
Hou er hierbij wel rekening mee dat de planning bij een inventarisatie werkt altijd op week niveau. Je kan een inventarisatie nooit voor een ronde maand sturen omdat er altijd overlap in dagen is.
Hoe verloopt het Inventarisatie Proces?
Het versturen van een inventarisatie en het proces dat hier structuur aan geeft verloopt per organisatie anders, afhankelijk van hoe deze ingesteld is. Wel zijn de te doorlopen stappen hetzelfde.
- De instellingen worden naar wens ingericht.
- De inventarisatie wordt verstuurd.
- De medewerkers hebben het ingestelde aantal weken om de inventarisatie in te vullen.
- De manager heeft het ingestelde aantal weken om de ontvangen beschikbaarheid te plannen.
- Het rooster van de geïnventariseerde weken wordt gedeeld.
Hoe stel ik mijn Voorkeuren in?
Om een inventarisatie te kunnen versturen moeten de instellingen goed staan. Je vindt de instellingen voor de beschikbaarheid inventarisatie terug via:
"Beheer > Instellingen > Beschikbaarhied & Verlof > Beschikbaarheid".
- UItgebreide Beschikbaarheid uitlichten
Zet deze instelling op "Ingeschakeld" om het mogelijk te maken om een inventarisatie te versturen.
Om deze inventarisaties vervolgens in jouw specifieke werkwijze goed te laten werken, moeten ook hiervoor de instellingen goed staan. Waar je bij een inventarisatie precies rekening mee moet houden en waar je dit instelt vind je hieronder. Ook al deze instellingen zijn te vinden via "Beheer > Instellingen > Beschikbaarheid & Verlof"
- Hoe ver vooruit wil ik het Rooster maken?
Een aantal instellingen hebben invloed op deze vraag. Alle weken uit onderstaande instellingen bij elkaar opgeteld is hoe ver vooruit de inventarisatie aangevraagd wordt. Ga er hierbij wel vanuit dat er ook altijd 1 week gerekend wordt voor de aanvraag zelf. Dat betekent dat als je medewerkers 1 week hebben om hun beschikbaarheid door te geven, en de inventarisatie op een maandag verstuurd wordt, zij in de praktijk 2 weken hebben (1 week omdat de inventarisatie hierin wordt verstuurd en 1 omdat dit zo is ingesteld).- Hoe groot is de Periode waarover ik Beschikbaarheid wil ontvangen?
Het aantal weken beschikbaarheid dat je per inventarisatie wilt ontvangen stel je in bij de instelling: Aantal weken per inventarisatie. - Hoe lang hebben de Medewerkers om hun Beschikbaarheid door te geven?
Het aantal weken dat medewerkers hebben om hun beschikbaarheid door te geven nadat de inventarisatie verstuurd is stel je in bij de instelling: Tijdvenster waarin beschikbaarheid opgegeven kan worden door werknemer. - Hoe lang heeft de Planner om de ontvangen Beschikbaarheid te roosteren?
Het aantal weken hiervoor kun je instellen bij de instelling: Tijdvenster waarin beschikbaarheid verwerkt kan worden door manager.
- Hoe groot is de Periode waarover ik Beschikbaarheid wil ontvangen?
- Wil ik de Inventarisatie automatisch versturen?
Mocht je de inventarisatie per inventarisatieperiode automatisch verstuurd willen hebben, stel je in op welke dag je dit wilt bij instelling: Automatisch inventarisatieverzoek.
Hoe verstuur ik een Inventarisatie?
Indien ingesteld wordt dit automatisch verstuurd. Zie hiervoor de alinea met voorkeuren hierboven. Indien dit handmatig gebeurt, doe je dit op de volgende manier:
- Ga naar Menu "Personeel > Controle Centrum"
- Klik op "Nu Inventariseren"
In het Controle Centrum zie je ook van wie je de beschikbaarheid nog niet ontvangen hebt, en wanneer de laatste inventarisatie verstuurd is.
Hoe ziet een Inventarisatie er in Medewerkersperspectief uit?
Voor een artikel in medewerkersperspectief over hoe een beschikbaarheid inventarisatie in te vullen; zie: