Als je met registratie bijhouden binnen Bedrijfsrooster begint is het van essentieel belang dat je met de juiste urenstanden begint.
Wat heb ik nodig voor het instellen van de Urenstanden?
Zorg dat als je begint met het registreren van urenstanden, je per werknemer de volgende saldo's bij de hand hebt:
- Het aantal contracturen in de week
- De verlofopbouw per jaar zowel wettelijk- als bovenwettelijk
- De opgenomen wettelijke verlofuren
- De opgenomen bovenwettelijke verlofuren (indien van toepassing)
- De huidige stand van plus/minuren
- Jaar eindstanden van de drie hierboven genoemde saldo's vorig kalenderjaar (indien werknemer dit jaar niet op 0 is begonnen)
Hoe zet ik de Beginstanden juist?
Je neemt de volgende stappen:
- Contracten instellen
- Jaar Eindstanden invullen (alleen nodig indien werknemer saldo meeneemt van vorig jaar)
- Verlof Verbruik tot nu dit Kalenderjaar toevoegen
- Gewerkte Uren tot nu toevoegen
- Plus/minuren Balans goed zetten
1. Contracten Instellen
Als eerste moet de te werken uren per week, de verlofopbouw per jaar, en de ingangsdatum juist in het contract van de werknemer staan. Controleer dit en vul aan indien nodig op de volgende manier:
- Ga naar Menu: "Personeel > Overzicht > [medewerker] > Contract > [versienummer] > [Potloodicoontje]"
- Vul in het tabblad "Algemeen" de juiste ingangsdatum van het contract in. Als een medewerker voor dit kalenderjaar begonnen is, en je weet de exacte datum niet, is 1 januari van het huidge kalender jaar ook voldoende.
- Vul in het tabblad "Voorwaarde" de juiste wettelijke- en bovenwettelijke verlofopbouw in.
- Vul in het tabblad "Arbeidspatroon" de Uren per week in, en klik op "Opslaan"
2. Jaar Eindstanden (Alleen nodig indien werknemers dit jaar niet op 0 zijn begonnen)
Om de beginstanden juist in Bedrijfsrooster te krijgen, moet er geregistreerd worden met welke standen medewerkers dit kalenderjaar zijn begonnen. Dmv een jaarwissel van het vorige kalender jaar naar het huidige kalenderjaar, worden plus/minuren en verlofstanden meegenomen.
Hoe pas ik een Jaarwissel toe?
Een jaarwissel toepassen kan op twee verschillende manieren.
- Via het Controle Centrum
Een jaarwissel voor al je medewerkers tegelijk toepassen doe je via het controlecentrum.- Ga naar Menu: "Administratie > Controle Centrum > Uren > Jaarwissel".
- Selecteer het jaar waarvan je de eindstanden in wilt vullen, en klik op "Simuleer eindstanden".
- Pas indien gewenst de gesimuleere uren per medewerker aan, en klik op "Opslaan.
-
Via een Correctie
Een jaarwissel per medewerker toepassen kan ook. Dit doe je via een correctie.-
Ga naar Menu: "Personeel > Overzicht > Bekijk desbetreffende medewerker".
- "Uren 2020 > Correcties > Jaar Eindstanden".
- Vul de eindstanden in en klik op "Opslaan".
-
3. Verlof Vebruik tot nu toe
De verlofstanden correct in het systeem te registreren kun je doen door alle opgenomen dagen correct in het systeem te zetten. Dit vergt echter als de opstart verder in het kalenderjaar begint bent veel handmatig werk. In dit geval is het makkelijker het om alle opgenomen uren in één registratie in het systeem te zetten. Dit doe je als volgt:
-
Ga naar Menu: "Personeel > Overzicht > Bekijk desbetreffende medewerker".
- Ga naar "Uren 2020 > Verlof > [toevoegen]"
- Vul bij de begin- en einddatum een dag in in de week voordat je met de planning in Bedrijfsrooster begint, (mits dit moment wel in dit kalenderjaar is).
- Vul de opgenomen wettelijke- en bovenwettelijke verlofuren in.
- Voeg indien gewenst voor eigen adminstratie een opmerking toe.
- Vink "Deze verlofaanvraag direct goedkeuren" aan
- Klik op Opslaan
Mocht je in starten met Bedrijfsrooster redelijk vroeg in het kalenderjaar, kun je ook bovenstaande stappen volgen en de daadwerkelijk verlofuren met juiste data per werknemer registreren.
4. Gewerkte Uren tot nu toe
Om de opbouw van plus/minuren te bepalen, moeten de gewerkte uren van dit kalenderjaar ingevuld worden. Mocht de opstart met Bedrijfsrooster redelijk in het begin van het kalenderjaar plaatsvinden, kun je de gewerkte diensten per werknemer daadwerkelijk in het rooster aanmaken. Is dit niet het geval; volg dan onderstaande stappen.
Hou er in beide gevallen rekening mee, dat als er uren verlof opgenomen worden, deze niet alsnog als gewerkt geregistreerd dienen te worden. Indien je dit wel doet worden deze uren dubbel meegenomen in de plus/minbalans.
- Ga naar Menu: "Personeel > Overzicht > Bekijk desbetreffende medewerker".
- "Uren 2020 > Correcties > Correcties op administratie > [toevoegen]".
- Vul bij: "Wat wilt u bijwerken in de administratie van [werknemer]", Uren Gewerkt in.
- Vul bij: "Datum & Tijd waarop correctie moet plaatsvinden" een dag in in de week voordat je met de planning in Bedrijfsrooster begint, (mits dit moment wel in dit kalenderjaar is).
- Vul bij "Uren gewerkt" het totaal aantal gewerkte uren dit kalender jaar.
- Voeg indien gewenst voor eigen adminstratie een opmerking toe.
- Klik "Correctie Doorvoeren".
5. Plus/minuren balans goed zetten
In principe is stap 5 niet nodig als stap 1 tot en met 4 volledig uitgevoerd zijn. Het komt echter wel eens voor dat de plus/min stand om wat voor reden dan ook na deze stappen nog niet naar wens staat. Om alsnog de juiste huidige plus/minstand te registreren onderneem je de volgende stappen:
- Ga naar Menu: "Personeel > Overzicht > Bekijk desbetreffende medewerker".
- "Uren 2020 > Plus/Min".
- Klik op de Toverstaf naast de week voordat je met de planning in Bedrijfsrooster begon, (mits deze week wel in dit kalenderjaar is).
- Klik "Balans naar 0 corrigeren"
- Ga naar: "Uren 2020 > Correcties > Correcties op administratie > [toevoegen]".
- Vul bij: "Wat wilt u bijwerken in de administratie van [werknemer]", Uren Gewerkt in.
- Vul bij: "Datum & Tijd waarop correctie moet plaatsvinden" de laatste dag voordat je met de planning in Bedrijfsrooster begint, (mits dit moment wel in dit kalenderjaar is).
- Vul bij "Uren gewerkt" de actuele stand van plus/minbalans in (bij minuren met een '-' ervoor).
- Voeg indien gewenst voor eigen adminstratie een opmerking toe.
- Klik "Correctie Doorvoeren".