Verlof en Verzuim registreren – Bedrijfsrooster Support

Verlof en verzuim van de medewerkers is essentieel in de planning, en hierom een uitgebreide module in Bedrijfsrooster.

Hoe registreer ik Verlof?

Verlof registreren kan op twee manieren.

1. De Manager registreert het Verlof obv een Aanvraag die de Medewerker zelf gedaan heeft in Bedrijfsrooster.

De aanvraag komt binnen in "Administratie > verlofaanvragen" nadat de medewerker een aanvraag heeft gedaan.
Klik op "Bekijk" bij de desbetreffende aanvraag. Hier zie je ook eventuele conflicten, en het verlofsaldo van de medewerker.
Indien nodig; wijzig het aantal verlofuren.
Klik op "Goedkeuren" om het verlof goed te keuren en op het rooster te registreren.

Voor een artikel in medewerkers perspectief over hoe zij verlof aan moeten vragen, zie:

Verlof Aanvraag indienen

2. De Manager registreert Verlof zonder dat de Medewerker een Aanvraag gedaan heeft.

Ga naar het personeelsdossier van de desbetreffende medewerker via "Personeel > Overzicht > bekijk".
Klik op het tabblad "Uren 2020" en vervolgens op "Verlof".
Klik op "Toevoegen" en vul de begin en eind tijd van het verlof, en eventueel het type verlof en een opmerking in.
Vul indien deze niet automatisch berekend worden via het arbeidspatroon de wettelijke- en bovenwettelijke verlofuren in. (Over het vakje Automatisch verder in dit artikel meer.)
Vink indien gewenst het vakje Deze verlofaanvraag direct goedkeuren aan zodat de aanvraag niet via route #1 van hierboven nog goedgekeurd dient te worden.
Klik op "Goedkeuren" om het verlof goed te keuren en op het rooster te registreren.

Hoe registreer ik Verzuim?

Ga naar het personeelsdossier van de desbetreffende medewerker via "Personeel > Overzicht > bekijk".
Klik op het tabblad "Uren 2020" en vervolgens op "Verzuim".
Klik op "Toevoegen" en vul de begin en indien je deze al weet de eind tijd van het verlof, en eventueel het type verzuim en een opmerking in.
Vul indien deze niet automatisch berekend worden via het arbeidspatroon de verzuimuren in. (Over het vakje Automatisch verder in dit artikel meer.)
Klik op "Registreren" om het verzuim op het rooster en in de administratie te registreren.

Hoe meld ik een Medewerker beter na Verzuim?

Indien er bij de registratie nog geen eindmoment in het verzuim is ingevuld, dient de medewerker beter gemeld te worden.

Ga naar "Administratie > Verzuimregistratie".
Klik op "in verzuim" bij de betreffende verzuimregistratie en vervolgens op "Beter melden".
Vul de datum en tijd van beter melding in en klik op "Bevestigen".

Hoe werkt Verzuim en Verlof uren automatisch berekenen obv Arbeidspatroon in Contract?

Bedrijfsrooster kan obv het arbeidspatroon wat in het contract staat van een specifieke medewerker automatisch het aantal uren verlof/verzuim berekenen. Als een medewerker bijvoorbeeld een arbeidspatroon heeft van 40 uur; ma-vrij 09:00-17:00, berekent bedrijfsrooster dat een verlofaanvraag van donderdag t/m dinsdag deze medewerker 32 uur zal kosten. Hetzelde geldt voor verzuim.

Voor meer informatie over het instellen van arbeidspatronen in contracten, zie:

Arbeidspatronen in het Contract

Waarom ontstaat er een Conflict bij Verzuim en/of Verlof op het Rooster?

Als er verlof of verzuim geregistreerd is, zal deze terug te zien zijn op het rooster.

In het bovenstaande voorbeeld is te zien welke fout zich hierbij voor kan doen. In dit geval staat Stijn B. namelijk op maandag op het rooster met een dienst ingedeeld, maar ook als in verzuim (zie bed icoontje bovenin op de maandag). Dit levert 2 problemen op:

De dienst waarop Stijn B ingedeeld staat kan hij niet draaien omdat hij ziek is
Obv van het arbeidspatroon in het contract van Stijn B berekent Bedrijfsrooster dat deze dag verzuim geregistreerd moet worden als 8 uur. Dit wordt ook meegenomen in de plus/minuren calculatie. Als de normale dienst van Stijn B dus niet van het rooster verwijderd zal worden, worden deze uren ook meegeteld en komt Stijn op +8 uit.

Zowel bovenaan het scherm, als door het gevaren-icoontje in de dienst zelf wordt je eraan herinnerd om dit probleem te corrigeren. Dit doe je door de 'normale dienst' simpelweg te verwijderen.