Bedrijfsrooster geeft de mogelijkheid om tijdelijk inactieve werknemers te deactiveren, en werknemers die helemaal niet meer zichtbaar dienen te zijn te archiveren of verwijderen.
Hoe deactiveer ik een Gebruiker account?
Als je het account van een gebruiker deactiveert is deze niet meer zichtbaar in het Personeel overzicht, maar blijft hij wel beschikbaar om later weer te heractiveren. Een account deactiveren doe je als volgt:
- Ga naar menu "Personeel > Overzicht > [werknemer dossier]".
- Ga in het werknemer dossier optioneel naar de "Gebruiker > Toverstaf" tab om administratie snel op te ruimen.
- Ga in het werknemer dossier naar de "Gebruiker > Deactiveren" tab.
- Bevestig dat de Gebruiker gedeactiveerd moet worden.
Het werknemer account is nu gedeactiveerd, niet meer beschikbaar voor de werknemer en het dossier is ook niet meer zichtbaar tijdens het inplannen.
Administratie van de werknemer blijft behouden en actief in sommige rapportages tot het moment waarop het werknemer dossier gearchiveerd of volledig verwijderd wordt.
Werknemer dossier heractiveren
Om een gedeactiveerde werknemer weer zichtbaar te krijgen voor toekomstig gebruik, bijvoorbeeld omdat hij/zij ooit in dienst is geweest, en nu weer opnieuw in dienst komt, dien je het account te heractiveren.
- Ga naar menu "Administratie > Controle Centrum > Gebruikers > [werknemer dossier]".
- Ga in het werknemer dossier naar de "Gebruiker > Heractiveren" tab.
- Bevestig dat de Gebruiker geheractiveerd moet worden.
Werknemer dossier archiveren
Indien er geen behoefte meer hebt aan een actief online dossier met de administratie van de werknemer, kun je het dossier archiveren.
- Ga naar menu "Personeel > Overzicht > [werknemer dossier]".
- Ga in het werknemer dossier naar de "Gebruiker > Deactiveren" tab.
- Bevestig dat de werknemer gearchiveerd moet worden.
Het werknemer account is nu gedeactiveerd en het dossier gearchiveerd. Er is geen toegang meer mogelijk voor de werknemer en de administratie is in een eenvoudige vorm te benaderen voor offline gebruik en bijvoorbeeld fiscale verantwoording.
Bekijk het archief via menu "Personeel > Controle Centrum > Archief".
Mocht je een grotere groep werknemers willen archiveren, zonder dat je per werknemer het werknemerdossier hoeft te openen, kun je dit vanuit het controle centrum doen. Hier voor doorloop je onderstaande stappen.
-
Ga naar Menu: "Administratie > Controle Centrum > Gebruikers"
-
Klik bij de rood doorstreepte gebruikers op [bewerk]
-
Kies "Dossier permanent archiveren > Doorgaan"
Hou er hierbij rekening mee dat openstaande administratie geaccodeerd dient te zijn alvorens een gebruiker definitief te archiveren is. Mocht dit niet het geval zijn zul je dan ook een foutmelding te zien krijgen.
Werknemer volledig verwijderen
Indien zowel de gebruiker als alle bestaande administratie van een werknemer met terugwerkende kracht verwijderd moet worden, dien je het account te deactiveren en de contracten te verwijderen.
- Voer de stappen zoals beschreven in "Hoe deactiveer ik een Gebruiker account" uit.
- Ga naar menu "Personeel > Contracten > [werknemer]".
- Verwijder via het prullenbak icoontje de contracten van de werknemer.
- Voer de stappen zoals beschreven in "Gebruiker account archiveren" uit.
Wanneer alle contracten zijn verwijderd en de werknemer is gearchiveerd, wordt de werknemer in de verwijderd modus gezet. Bedrijfsrooster ruimt automatisch alle gegevens op binnen de voorwaarden van de verwerkersovereenkomst. De werknemer en administratie zijn niet meer te bekijken of exporteren.