Bedrijfsrooster zorgt ervoor dat je een hapklare rapportage beschikbaar hebt waar alle informatie omtrent het rooster in staat, geschikt voor export en externe partijen. Gewerkte uren, verlof en verzuim, toeslagen, kilometers en meer, het wordt allemaal samengevat in de Verloning Rapportage.
Onderdelen van de Verloning Rapportage uitgelegd
Bedrijfsrooster gebruikt systeembreed een aantal basis instellingen van jouw organisatie, zoals het type loonperiode, regels voor toeslagen, verlof instellingen en dat soort zaken. Wil je deze wijzigen, checken dan het menu "Beheer > Instellingen > Verloning". In dit artikel lichten we de belangrijkste punten toe.
Loonperiode
Bedrijfsrooster kent drie typen loonperiodes: maandelijks, vierwekelijks, en wekelijks. Afhankelijk van jouw bedrijf bepaalt het type loonperiode dus welke begin- en einddatum wordt gebruikt voor de rapportage. Contracten met begin- of einddatum in deze periode worden opgenomen in de rapportage.
Status van rapport
De rapportage krijgt de status 'Klaar voor export' zodra de loonperiode is vergrendeld in het Controle Centrum. Zorg daarvoor dat er geen taken in het menu Administratie worden weergegeven. Je kan na het vergrendelen ervan uitgaan dat de benodigde uren compleet en afgerond zijn, en niet meer wijzigen, zodat de rapportage steeds de juiste en ongewijzigde cijfers bevat.
Mutatieperiode
De mutatieperiode is de periode waarover Bedrijfsrooster alle effectieve uren en mutaties berekent. Als je bijvoorbeeld altijd loon uitbetaalt op de 25e van de maand, en daarvoor op de 21e alle uren beschikbaar wilt hebben, kan je de mutatie periode op die manier instellen. Je krijgt dan bijvoorbeeld voor loonperiode september alle gewerkte uren van oproepkrachten, toeslagen, verlof en overuren van 21 augustus t/m 20 september te zien. Bedrijfsrooster houdt zo dus automatisch voor je bij dat overuren en toeslagen voor diensten op 29 september, pas in oktober worden uitbetaald.
Totalen van Componenten
Bedrijfsrooster werkt met uurcomponenten en looncomponenten. In de rapportage zie je eerst het totaal van alle werknemers opgeteld, in de onderste tabel zie je de totalen per werknemer uitgesplitst. We lichten de belangrijkste componenten toe. Let op dat Looncomponenten puur indicatief zijn en dat je salaris administrateur deze definitief uitrekent inclusief belastingen etc, op basis van de Uurcomponenten.
Aantal uren effectief gewerkt - BRU0000
Het basis component voor aanwezige en effectief gewerkte uren, ofwel werktijden van normale diensten minus pauzeminuten. Gebruik dit bijvoorbeeld voor verloning van uurloners. Let op dat diensten eerst afgerond, of in ieder geval (automatisch) Goedgekeurd moeten zijn, voordat ze worden opgenomen in de Verloning rapportage.
Arbeidsuren - BRU1000
Het component dat als grondslag telt voor berekeningen van salaris, toeslagen, en ook als periode prognoses bij vaste dienstverbanden. Let op, want bij vaste dienstverbanden wordt dit component weergegeven als gemiddeld aantal uren per loonperiode op jaarbasis, volgens de contract instellingen. Dit aantal uren is vaak gelijk over meerdere periodes, net als het salaris. In de Verloning Rapportage wijkt dit aantal daarom ook vaak af van het effectief aantal uren gewerkt.
Periode uren vaste dienstverbanden
Bedrijfsrooster rekent de te verwachten/gemiddelde uren per loonperiode voor vaste dienstverbanden erg nauwkeurig uit en neemt daarbij optioneel ook gegevens uit arbeidspatronen mee. Sommige accountants gaan standaard uit van een werkweek van ma t/m vr, terwijl in iemand om de week een dag extra werkt. Je kunt dit altijd nog even overleggen met je salaris administrateur, om te voorkomen dat er onduidelijkheid ontstaat over de manier hoe beide partijen dit weergeven.
Toeslagen
Automatisch berekende toeslagen worden in hun eigen component weergegeven. Naast een aantal effectieve uren (BRU0000) is er bijvoorbeeld 20 uur in het 50% toeslag tarief (BRU2050) gewerkt. Dat betekent dat de salaris administrateur dan de effectieve uren én nog 20 x 50% toeslag zal uitbetalen.
Correcties zoals Uitbetaling overuren
Alle kilometers, correcties, uitbetaling van overuren en dat soort specifieke mutaties, worden in hun eigen component weergegeven. Let op dat als je bijvoorbeeld een correctie toevoegt in een werknemer dossier of vanuit de Plus/Minuren rapportage, je een datum kiest die binnen de gewenste mutatieperiode valt. Alleen mutaties binnen de mutatieperiode, worden weergegeven in de rapportage.
Verlofuren opbouw, verbruik en eindstanden
Bedrijfsrooster rekent per dienst uit hoeveel verlof daarmee opgebouwd is. Andersom wordt per verlofaanvraag automatisch (op basis van arbeidspatroon) of handmatig aangegeven hoeveel uren verlof verbruikt worden. De eindstanden zijn standen op jaarbasis. Let op dat deze cijfers handig zijn voor exports en externe systemen, maar dat de Snipperkaart handigere inzichten biedt in verlof.
Exporteren
Om de verloningsrapportage te exporteren als excel-bestand klik je rechtsboven op de 'exporteren' knop nadat je bovenaan de juiste loonperiode geselecteerd hebt. In het bestand dat vervolgens gedownload wordt zie je op het eerst tabblad de verloning over alle werknemers in deze periode, en in het tweede tabblad een samenvatting per werknemer. Wil je per werknemer een apart verloningsbestand, kun je deze in het werknemersdossier bij "Verloning" onder het tabblad "Uren 2020" opvragen. Ook kun je via "Administratie > Rapportages > Personeel" een export uitdraaien die inzicht geeft in alle gewerkte uren. Voor meer informatie over koppelmogelijkheden tussen Bedrijfsrooster en externe software zodat u bijvoorbeeld uw verloning geautomatiseerd kunt exporteren; zie Koppelingen & API.