Tijdens feestdagen is er vaak sprake van verplicht verlof, ofwel verlof dat geen verlofuren kost. Ook in andere situaties kan er organisatiebreed een verplichte vrije dag zijn. Bedrijfsrooster maakt het makkelijk dit automatisch voor alle niet-ingeroosterde werknemers te regelen. Belangrijk is daarbij dat de verlofaanvraag wél telt op de Plus/Minuren balans, als de werknemer die dag volgens zijn arbeidspatroon had moeten werken.
Hoe stel ik feestdagen en verplichte vrije dagen in?
Bedrijfsrooster werkt met regelsets om automatisch regels te laten gelden voor diensten, toeslagen, reiskosten, verlof en verzuim. Vaak gaat dit gepaard met wetgeving volgens de CAO.
1) Nieuwe regelset toevoegen (eenmalige voorbereiding)
Bestaat er al een cao/regelset, door jou of collega aangemaakt? Ga dan naar stap 2. Wil je dit eerst controleren, of moet er nog een regelset aangemaakt worden? Ga dan naar menu "Beheer > Instellingen > Cao/Contracten" waar je het overzicht van regelsets ziet, en onder de tab "Rekenregels & CAO" een cao/regelset aan kan maken. Klik daarvoor op "+ CAO Toevoegen" en noem deze bijvoorbeeld "Algemeen & Feestdagen 2020". Voor meer informatie over een CAO aanmaken, zie:
2) Nieuwe feestdag verlof regel toevoegen
Als je de regelset bekijkt kan je onder de tab "Kalender > Specifieke datum" een nieuwe feestdag verlofregel aanmaken met het juiste uurcomponent: BRU4700 - Verbruik verlof 0%. Let erop dat je de juiste datum daarbij kiest en dat de tijd van 00:00 tot 23:59 gezet is.
3) Regels controleren en toepassen
Nadat deze regels zijn toegevoegd, dien je onder de tab "Controle" op "Regels toepassen" te klikken (dit kan ook via het Controle Centrum, waar je een seintje krijgt als er nog regels toegepast moeten worden). Bedrijfsrooster zorgt ervoor dat tijdens het toepassen bij alle medewerkers op de ingestelde dagen verlofaanvragen worden toegevoegd, die geen verlofuren kosten, maar wel tellen als uren op de Plus/Minuren balans.
Automatische berekening van Plus/Minuren
Als er geen arbeidspatronen zijn ingesteld in contracten van medewerkers, telt het verplichte verlof niet mee op de Plus/Minuren balans. Is dit wel de bedoeling? Je kan dan bij de personen waar dat afwijkt van het arbeidspatroon, handmatig de verlofaanvraag op het gewenste aantal uren instellen. Let erop dat het vaak klopt, als iemand op 1 januari bijvoorbeeld niet hoeft te werken volgens het arbeidspatroon, de feestdag verlofaanvraag ook niet mee telt op de Plus/Minuren balans.
Diensten tijdens feestdagen en verplicht verlof
Collega's die vrij zijn op de feestdag, zijn afwezig en moeten dan niet op een dienst zijn ingeroosterd. Zorg dus dat ze niet op een dienst zijn ingeroosterd tijdens het feestdag verlof. Hun uren worden via de feestdag verlofregistratie in het werknemer dossier bijgehouden.
Voor mensen die wél werken en dus daadwerkelijk aanwezig zijn op feestdagen, rooster je die uren gewoon in als dienst. Daarbij geeft Bedrijfsrooster mogelijk een handige waarschuwing op het rooster, dat de dienst conflicteert met de feestdag verlofregistratie. Je wilt het conflict dan oplossen.
Om een conflicterende dienst en feestdag verlofregistratie op te lossen, klik je op de dienst en vervolgens in het "Info" tabblad op de conflicterende verlofregistratie, waar je die eenvoudig op 'afgekeurd' kan zetten. Op deze manier voorkom je dat zowel de dienst als het verlof als gewerkte uren in de Plus/Minuren meetellen. Door de verlofaanvraag af te keuren, maar niet te verwijderen, wordt deze niet opnieuw aangemaakt via de regelset en ook niet meer meegeteld voor de plus/minuren.
Toeslag op Dienst als er wél gewerkt wordt op de feestdag
Moet er een toeslag gelden in het geval dat een werknemer wél aan het werk is op een feestdag, kan deze als rekenregel toegevoegd worden zoals dit ook gedaan is bij toekenning verlof met 0% verbruik. Volg de stappen onder: 2) Nieuwe feestdag verlof regel toevoegen, maar kies nu voor het gewenste toeslagcomponent.
De berekening van deze toeslag is anders dan bij toekennen van verlof met 0% verbruik, niet afhankelijk van het arbeidspatroon van de werknemer.
Gerelateerde Artikelen
Gelijktijdige Verlofregistraties
Terugkomende toeslagen in een CAO toevoegen